Hvordan drive effektive og verdifulle møter: Fokuser på handling, ansvar og resultater
I dagens arbeidsliv er møter blitt en uunngåelig del av hverdagen. Men vi vet alle at mange av disse møtene er alt annet enn effektive. Tiden vår er verdifull, så hvorfor kaste den bort på møter som ikke leder til handling eller skaper verdi? I Futureworks er målet klart: Møter skal være effektive og verdifulle – alltid. Her er fem viktige spørsmål som kan hjelpe deg å komme til kjernen av utfordringene med ineffektive møter og hvordan du kan forbedre dem.
1. Har møtet en tydelig agenda, og forstår alle formålet?
Altfor mange møter holdes uten en tydelig agenda eller klare mål. Dette er et enormt tidssløseri. En studie fra Harvard Business Review viser at hele 63% av ansatte deltar i møter som ikke har en klar agenda. Resultatet? Uforberedte deltakere, spredte diskusjoner og ingen retning. Les mer her.
Ifølge norsk forskning anbefaler møteekspert Henning Bang at man alltid stiller spørsmål om det er uklart hva møtet skal handle om. Mange møter mangler klare mål og oppsummeringer, noe som fører til ineffektivitet Fagbladet
Hos oss i Futureworks går vi aldri inn i et møte uten en agenda som alle kjenner til på forhånd. Dette handler om respekt for folks tid. Hvis du ikke har en klar plan for møtet, hvorfor har du i det hele tatt møtet?
Get Started for Free
Start with your team now. Free for up to 5 people.
2. Er møtet balansert mellom diskusjon, beslutningstaking og handling?
Diskusjoner er nødvendige, men bare så langt de leder til beslutninger og konkrete handlinger. En undersøkelse fra Clarizen avdekker at 47% av ansatte opplever at møter sjelden fører til reelle handlinger. For oss er handling alt. Et møte som ikke resulterer i klare neste steg er bortkastet tid. Les mer om undersøkelsen her.
I norsk sammenheng har BI-forskning vist at dårlige møter ofte fører til svakere beslutninger, og at god møteledelse krever tydelig struktur og klare mål Bi.no
Vi sørger for at våre møter i Futureworks alltid slutter med klare beslutninger og tydelig eierskap for oppgavene som skal følges opp. Hvis vi bare diskuterer uten å komme til handling, mister vi ikke bare tid, men også momentum.
3. Har du riktig antall deltakere, og er de nødvendige beslutningstakerne til stede?
For mange møter er overfylt med folk som ikke trenger å være der. Ifølge Harvard Business Review føler 39% av ansatte at møter har for mange deltakere. Samtidig er det en risiko for at de som faktisk kan ta avgjørelsene, ikke er til stede. Les mer her.
Norsk forskning av Viktoria Stray viser også at møter med mer enn syv deltakere ofte blir mindre produktive. Hun anbefaler å holde møter til tre til fem personer for optimal beslutningstaking Fagbladet
I Futureworks er regelen enkel: Kun de som virkelig trengs, deltar. Vi holder det lite og effektivt. Hvis vi trenger en beslutning, sørger vi for at rett person er i rommet. For mange folk, og det blir kaos. For få, og ingen tar ansvar.
Trusted by world-class companies and organizations of all sizes
4. Blir det fulgt opp etter møtet, og er folk ansvarlige?
Det er her det ofte svikter. Møtet slutter, og så skjer ingenting. Atlassian rapporterer at 62% av ansatte opplever at ansvarlighet etter møter er mangelfull. Hvis ingen følger opp, hva var poenget med møtet? Les mer om denne studien her.
Henning Bang påpeker også viktigheten av å ha en tydelig oppsummering på slutten av møtet, slik at det er klart hva man har blitt enige om og hvem som har ansvar for videre handling Fagbladet
Vi jobber alltid med konkrete oppgaver og ansvarliggjøring etter møtene. Det handler om å følge opp det vi sier vi skal gjøre. Uten dette, er et møte som å sende en båt ut på havet uten kurs.
Get Started for Free
Start with your team now. Free for up to 5 people.
5. Er møtet for langt, og kunne innholdet vært dekket mer effektivt på andre måter?
Hvor mange møter har du vært på som kunne vært en e-post? Microsoft fant ut at 67% av ansatte føler at møter ofte er unødvendige tidssløsere. Lange møter tapper energien ut av folk, og kunne ofte vært løst med en enkel statusoppdatering eller en e-post. Les mer om Microsofts forskning her.
I tillegg viser BI-forskning at norske ledere ofte bruker halvparten av arbeidstiden sin i møter, men mange av disse er ineffektive på grunn av dårlig struktur og for lange samtaler Bi.no
I Futureworks er vi nådeløse når det gjelder å kutte ned på møter som ikke skaper verdi. Vi holder dem korte og til poenget, og vi spør alltid oss selv: “Er dette møtet virkelig nødvendig?”
“I bunn og grunn handler det om å respektere tid og energi. Møter som har en klar agenda, engasjerer de riktige menneskene, balanserer diskusjon og handling, og sikrer oppfølging, vil alltid skape verdi. Hvis du kan svare “ja” på de fem spørsmålene, er du på god vei til å gjøre møtene dine mye mer effektive.”
Kim Leinan
Gründer og Leder i Futureworks AS
Get Started for Free
Start with your team now. Free for up to 5 people.