De fleste møter mangler en tydelig hensikt og agenda. Ofte er det satt en plan for møtet, men den går til spille når samtalen blir kuppet av en diskusjon eller andre distraksjoner. Dette fører til at vi sløser med deltakernes tid. Vi har vel alle vært i et lite produktivt møte som tar unødvendig lang tid. Et typisk møte foregår ved at avdelingen oppdateres av PowerPoint- eller Keynote-presentasjoner fylte til randen av punkter hvor én person snakker eller presenterer og deltakerne ikke finnes engasjerte.
Bedrifter blir lite produktive når ledere og ansatte sitter fast i møter i timesvis, og statistisk sett er det ikke mange som setter pris på disse møtene. En artikkel fra inc.com viser at nesten 50% av de ansatte foretrekker å ta en tur til (tilsvarende) Statens Vegvesen over å delta på et statusmøte. En viktig bakgrunn for disse resultatene er at mange møter baseres på resultater fra forrige uke, måned eller kvartal, fremfor hva som er fokus fremover.
Når OKR (Objectives & Key Results) implementeres riktig, kan det helomvende dynamikken i organisasjonen – og spesielt møtene.
OKR rammeverket er en metode som sørger for at selskapet setter fokus på de tingene som faktisk er viktig i organisasjonen og som driver den fremover. Et OKR resultatmøte har en tydelig agenda og setter lys på de viktigste prioriteringene fremover, sammenliknet med andre møter som gjerne handler om oppdateringer på individ- eller avdelingsnivå.
“Vi slutter å gjøre alle de tingene som vi synes er viktige, kommer sammen og sier, nei, det er her, her og her vi trenger å være gode” sier Hågen Pettersen, som bruker OKR i utviklingen av Atyp.
Når et møte drives av felles mål, prioriteringer og tydelige rammer for fremgang, er det større sannsynlighet for at vi ved utgangen av møtet forstår hvorfor tiden vi brukte var viktig, og hva vi bør ha klart til neste møte.
FOKUSER PÅ KOLLEKTIV PROBLEMLØSNING
Å bestemme og diskutere OKR sørger for at viktige spørsmål ofte stilles; Hvorfor har vi ikke god nok fremgang? Hvorfor har vi ikke gjort det vi forpliktet oss til? Hvis vi ligger bak med tanke på måloppnåelse av Key Results, har vi prioritert riktige tiltak for å komme à jour? Eller omvendt; hvis vi allerede har så mye suksess, kan vi strekke oss enda mer?
Spørsmål som disse oppmuntrer til dialog rundt samkjøring og minner deltakerne på hvorfor de møtes. Dette skjer fordi de sammen bestemte Key Results, og dette stimulerer til diskusjon og samarbeid mot felles mål.
RESULTATSTYRT vs AKTIVITETSSTYRT
Uten OKR blir møter ofte sentrert rundt aktiviteter fremfor samtaler om resultat, fremgang og prestasjoner sett i forhold til målet. Når fremgangen hemmes, er det viktig at ledere og nøkkelspillere spør hvorfor. OKR har til hensikt å endre tankesettet fra aktivitet til resultat, og med det kan du forvente en annen dialog mellom deltakerne.
Anette Wærsten, administrerende direktør i Waken AS, et konsulentselskap som bruker OKR for å effektivisere internmøter og sette fokus på resultater fremfor aktiviteter.
OKR RESULTATMØTER BETYR FÆRRE ELLER KORTERE MØTER
Da Waken AS først kom igang med OKR resultatmøter, gikk de bort fra tradisjonell rapportering med forberedelser av presentasjoner til et OKR verktøy. Med tiden reduserte de tidsbruken med x% ettersom plattformen sørget for at de hadde riktig fokus, samkjøring ut i organisasjonen og tydeliggjøring av ansvar. Som et resultat av dette fikk deltakerne eierskap til prosjektet og kunne lettere forholde seg til møter med riktige forventninger og forberedelser.
Anette Wærsten sier: “…”
Hvor kan jeg få mer informasjon?
Hvis du har spørsmål, kan du sende oss en e-post her eller lære mer ved å utforske våre OKR ressurser
Eller hvis du leter etter en OKR Resultat Coach, ta kontakt via her.
