OKR-programvara för offentlig sektor

OKR är inte längre bara ett ramverk för privat sektor. Runt om i Norden använder statliga myndigheter, kommuner, hälsoorganisationer och nationella myndigheter OKR som ett verktyg för att omsätta strategiska mål till konkret genomförande, vecka för vecka och kvartal för kvartal.

Det är inte förvånande. Offentliga verksamheter står inför många av de utmaningar som OKR är utvecklat för att lösa: avståndet mellan strategi och genomförande, behovet av att mäta effekter istället för aktiviteter och samordningen som krävs när flera avdelningar ska arbeta mot gemensamma mål med olika system, kulturer och tidshorisonter.

Det som är mer utmanande är att välja rätt programvara. De flesta OKR-plattformar är utvecklade för teknikföretag eller kommersiella verksamheter. De utgår ofta från platta organisationer, snabba beslutsprocesser och en grad av transparens som inte alltid speglar hur offentlig sektor fungerar. Resultatet blir att många offentliga organisationer lägger betydande tid på att anpassa verktyg som aldrig var byggda för deras behov, eller helt överger OKR-programvara när lösningen inte passar.

Den här artikeln går igenom vad offentlig sektor faktiskt behöver från en OKR-plattform, vilka utmaningar som skiljer offentlig och privat sektor åt och vilka kriterier som bör ligga till grund när ni utvärderar olika lösningar.

Varför OKR fungerar annorlunda i offentlig sektor

Att införa OKR i en kommun eller statlig myndighet är inte samma sak som att införa det i ett mjukvaruföretag. Skillnaderna är strukturella, kulturella och politiska, och de påverkar vilka verktyg och arbetssätt som fungerar.

Ansvarsfördelningen är mer komplex

I privata företag går ansvaret vanligtvis från team till chef, vidare till ledning och styrelse.

I offentlig sektor är ansvarskedjan betydligt mer komplex. En avdelningschef rapporterar inte bara till myndighetsledningen utan även till departement, politiker, medborgare och tillsynsmyndigheter, ofta med egna rapporteringskrav.

OKR behöver passa in i denna styrmodell, inte försöka ersätta den.

Resultat är svårare att mäta

Privata företag har ofta tydliga mål kopplade till omsättning, tillväxt och lönsamhet.

Offentliga verksamheter levererar tjänster där de långsiktiga resultaten, friskare invånare, bättre utbildning eller tryggare samhällen, påverkas av många faktorer utanför organisationens kontroll.

Därför är det en utmaning att formulera Key Results som mäter verkliga effekter som organisationen kan påverka, istället för enbart aktiviteter.

Politiska planeringscykler skapar komplexitet

Politiska mandat sträcker sig ofta över fyra år. Budgetar beslutas årligen. Verksamheten pågår kontinuerligt.

Kvartalsvisa OKR behöver därför kopplas till både långsiktiga strategier och den dagliga verksamheten utan att förlora den flexibilitet som gör OKR så värdefulla.

Krav på säkerhet och upphandling

Offentliga organisationer måste följa strikta krav kring informationssäkerhet, datalagring och offentlig upphandling. En OKR-plattform som fungerar utmärkt i privat sektor uppfyller inte nödvändigtvis dessa krav. Data måste lagras på godkänd infrastruktur och plattformen måste uppfylla relevanta säkerhetsstandarder och upphandlingskrav.

Förändringsledning tar längre tid

Offentliga organisationer har ofta etablerade arbetssätt, medarbetare med lång erfarenhet och en naturlig försiktighet inför nya styrmodeller från privat sektor. Därför kräver införandet av OKR mer utbildning, större involvering och mer tålamod än i många kommersiella verksamheter.

Vanliga utmaningar, och hur OKR kan hjälpa

Utmaning	Varför det är utmanande	Hur OKR hjälper
Många intressenter	Organisationen måste balansera förväntningar från politiker, invånare, ledning och tillsynsmyndigheter	OKR tvingar fram tydliga prioriteringar
Långa planeringshorisonter	Årsbudgetar och fyraåriga mandat passar dåligt ihop med operativa behov	Kvartalsvisa OKR skapar en genomföranderytm
Fokus på aktivitet istället för effekt	Många mäter hur mycket som görs istället för vilken skillnad det skapar	OKR flyttar fokus till resultat
Samordning mellan avdelningar	Många tjänster levereras över flera organisatoriska gränser	OKR synliggör beroenden och gemensamt ansvar
Motstånd mot förändring	Nya arbetssätt kan möta skepsis	Ett stegvis införande kombinerat med coaching ökar sannolikheten för framgång

Vad bör du leta efter i en OKR-plattform?

Datasäkerhet och datalagring

Detta är den första kontrollpunkten. Undersök var data lagras, vilka säkerhetsstandarder leverantören uppfyller och om lösningen följer kraven för offentlig upphandling.

Europeiska leverantörer har ofta ett försprång eftersom deras plattformar utvecklats med europeiska regelverk som utgångspunkt.

Synlig samordning på alla nivåer

Offentliga organisationer har ofta flera ledningsnivåer. En bra plattform bör visa hur strategiska mål hänger ihop med avdelningsmål, teammål och individuella mål, utan omfattande manuell administration.

Flexibla behörigheter och styrning

Olika roller behöver olika åtkomst. En medarbetare ska kunna se organisationens strategiska mål utan att kunna ändra dem. Avdelningschefer ska kunna administrera sina egna mål. Ledningen behöver en överblick över hela organisationen. Plattformen måste stödja denna typ av detaljerad behörighetsstyrning.

Stöd för resultatbaserade Key Results

Det vanligaste misstaget i offentlig sektor är att mäta aktiviteter istället för effekter. Välj en plattform som gör det enkelt att definiera nuläge, målvärde och faktisk effekt, inte bara antal leveranser.

En mötes- och uppföljningsmodell som passar offentlig sektor

Veckovisa OKR Check-ins är minst lika viktiga i offentlig sektor som i privat näringsliv. Samtidigt måste lösningen kunna anpassas till organisationens befintliga mötesstruktur, istället för att kräva ett helt nytt arbetssätt från dag ett.

Lokal kompetens

Programvara räcker sällan. Välj en leverantör som förstår svensk och nordisk offentlig sektor, styrningsmodellerna och utmaningarna med förändringsledning. Den kompetensen kan vara avgörande för om OKR blir ett styrningsverktyg, eller bara ännu ett projekt.

Exempel på OKR i offentlig sektor

Myndighet, digitalisering

Objective: Öka användningen av digitala medborgartjänster.

• Öka andelen digitala medborgarkontakter från 48 % till 70 %
• Minska den genomsnittliga handläggningstiden från 35 till 12 dagar
• Uppnå ett medborgarnöjdhetsindex på 4,2 av 5

Kommun, strategisk samordning

Objective: Säkerställa att alla förvaltningar arbetar mot kommunplanens prioriteringar.

• 100 % av förvaltningarna har OKR kopplade till kommunplanen
• Genomföra en samordningsgenomgång med samtliga förvaltningschefer mitt i kvartalet
• Öka medarbetarnas förståelse för strategin från 48 till 75 poäng

Hälsoorganisation

Objective: Förbättra kvaliteten och hastigheten i remisshanteringen.

• Minska väntetiden från 28 till 14 dagar
• 90 % av remisserna hanteras inom lagstadgad tidsgräns
• Minska felandelen från 12 % till 5 %

Intern IT-avdelning

Objective: Leverera en mer stabil och effektiv IT-tjänst.

• Uppnå 99,5 % drifttid för alla kritiska system
• Minska den genomsnittliga lösningstiden för supportärenden från fyra dagar till en dag
• Öka den interna användarnöjdheten från 3,4 till 4,2 av 5

Hur kommer man igång?

För de flesta offentliga organisationer är ett pilotprojekt den bästa starten. Välj en avdelning, arbeta med OKR under ett kvartal och utvärdera erfarenheterna innan lösningen rullas ut i större skala.

Den absolut viktigaste framgångsfaktorn är ledningens engagemang. När ledningen själv använder OKR i prioriteringar, möten och beslutsfattande blir ramverket en naturlig del av verksamhetsstyrningen. När OKR delegeras till ett projekt utan tydligt ledningsstöd blir det ofta bara en administrativ övning.

Varför Futureworks passar offentlig sektor

Futureworks är en av få OKR-plattformar med dokumenterad erfarenhet från offentlig sektor i Norden. Bland kunderna finns Digitaliseringsmyndigheten (Digdir) och flera andra offentliga organisationer som använder Futureworks för att koppla strategi till dagligt genomförande.

Plattformen är utvecklad med nordiska krav på säkerhet, styrning och organisationsstruktur som utgångspunkt, inte anpassad i efterhand. Dessutom får alla kunder tillgång till lokala rådgivare med erfarenhet av offentlig sektor och strategigenomförande.

Om ni utvärderar en OKR-plattform som verkligen är byggd för offentlig sektor kan ni boka en demonstration av Futureworks.